Faire la transition du papier au numérique

Alors que les entreprises commencent à se transformer avec des moyens de fonctionnement très avancés, il est temps de remettre en question l’efficacité et la sécurité de vos habitudes « papier ». De plus en plus d’entreprises se tournent maintenant vers des workflows numériques afin de réduire le traitement souvent trop important lié aux quantités de fichiers, de papiers, et de données auxquelles elles sont confrontées. Mais comment allez-vous faire pour transformer vos flux « papier » dans un processus numérique hybride qui devra surtout fonctionner pour tout le monde ?

Étape 1 : Documenter votre flux de travail actuel

Votre première étape devrait être de documenter et d’évaluer la façon dont vos workflows fonctionnent actuellement. Quels types de documents sont envoyés pour une signature et quel est le nombre d’approbations nécessaires ? Combien de personnes auront besoin d’accéder à ces documents provenant de différents endroits et à différents moments, et comment allez-vous les livrer aux parties concernées ? Ce document indiquera les étapes actuelles et tracera votre processus de workflow dans un diagramme. Par exemple, trois exemplaires du même contrat pourraient être envoyés à trois personnes distinctes pour qu’elles l’approuvent avant qu’il ne soit envoyé au client. La perte de l’une de ces copies se traduira par des retards considérables dans votre workflow, c’est à prendre en compte.

Etape 2 : Cartographier votre workflow digital idéal

Une fois que vous avez documenté et cartographié sur votre flux de production de papier, vous avez maintenant la chance d’optimiser la conception de votre nouveau workflow numérique. Ici, vous pouvez supprimer les redondances dans le processus, rationaliser les processus d’approbation et protéger contre la perte ou la corruption des documents. Vous pouvez remplacer plusieurs copies papier de ces documents par un contrat unique numérique, mettre en œuvre des signatures numériques ou rassembler les approbations et les signatures en un seul endroit. Par exemple, un contrat électronique unique peut être hébergé sur un portail « e-signe », où chaque signataire pourra y accéder et le signer en temps voulu. Une fois que toutes les signatures seront là, le document peut alors être envoyé au client pour signer électroniquement et le renvoyer.

Etape 3 : Migrer vos documents papier au format numérique

Maintenant que vous avez une idée claire de vos workflows existants et nouveaux, vous devez migrer vos documents papier existants en un nouveau format numérique. Tout en faisant cela, il y a deux facteurs que vous devez garder à l’esprit : la qualité des données et l’expérience utilisateur.

La saisie manuelle des données peut être laborieuse, mais c’est aussi une excellente occasion d’améliorer la qualité de vos données en les mettant à jour et permet d’éclaircir les erreurs sur les formulaires papier qui pourraient entraîner des complications dans vos processus. Les problèmes courants incluent les champs obligatoires laissés incomplets, des informations incorrectes mises en champs ou dans les mauvais champs et les formats de date imprécises. Lors de la transition en workflows numériques, vous avez la possibilité d’éliminer ces problèmes. En comprenant les plus grands pièges de vos formulaires de saisie de données, vous pouvez utiliser des outils numériques lors de la création de formulaire pour minimiser ces problèmes.

Un autre facteur clé dans toute la documentation numérique est la satisfaction des utilisateurs. Les formulaires papier sont souvent un exercice de nécessité, ne contenant que les informations essentielles sans fioritures ou des informations inutiles. Les documents au format numérique ne seront plus encombrants, vous pouvez réévaluer les informations que vous recueillez et mettre à jour vos formulaires pour refléter ce changement. Vous pouvez réorganiser les sections de vos contrats existants en un flux logique, ajuster les polices et les tailles pour permettre de faciliter la lecture, et ajouter de la couleur et vos logos à chaque document afin de renforcer l’identité de votre entreprise. Vous pouvez envisager d’utiliser des outils numériques tels que les « infobulles » pour aider les utilisateurs à remplir les formulaires correctement. Ces documents au format numérique permettent également de convertir au format PDF, (la norme mondiale en matière de portabilité et l’accessibilité de document). L’essentiel à garder à l’esprit, est que le contrat est souvent la dernière chose que vos clients voient avant un achat et la première chose qu’ils voient après, donc faites en une expérience positive.

Etape 4 : Testez !

Lorsque vous êtes prêt à déployer vos nouveaux workflows numériques, il est important d’effectuer des tests de base. Cela vous aide à faire en sorte que les éléments internes et externes de votre flux de travail fonctionnent correctement. Sélectionnez un petit groupe d’utilisateurs de confiance, internes et externes, pour tester vos nouveaux processus et faites-en sorte que vous collectiez des commentaires à toutes les étapes. Cela vous aidera à faire des ajustements critiques et à corriger les bugs avant de déployer ce processus sur toute l’entreprise. En prenant le temps de définir et de critiquer vos processus papier actuels, vous êtes en mesure de créer des workflows numériques sur mesure et parfait pour votre activité. Des solutions packagées de workflows numériques peuvent être un bon point de départ, mais chaque entreprise est différente, et donc leurs besoins de workflows sera unique. Ces quatre étapes dont nous avons parlé font partie d’un long processus, un spécialiste workflow sera en mesure de vous guider à travers ces étapes pour créer votre propre processus numérique.