Avant de nous intéresser de plus près à la numérisation et à l’archivage numérique de vos documents, penchons nous d’abord sur la valeur juridique d’un document électronique tel qu’un fichier PDF par exemple.

Valeur légale d’un document électronique

Loi du 13 mars 2000 et signature électronique

La loi du 13 mars 2000 sert à établir les conditions assurant à un document numérique la même valeur juridique qu’un original papier. Parmi les conditions indispensables à la certification d’un document digital, la loi met en avant les 2 éléments suivants :

• L’auteur doit être identifié
• L’intégrité du document doit être assurée

Ainsi la loi impose des procédures techniques strictes afin d’assurer une valeur juridique à un document PDF.

De plus, il est important de savoir que dans les cas où vous imprimez des documents, même préalablement signés, ceux-ci seront alors identifiés comme des duplicatas ne leur conférant aucune valeur juridique.

Par conséquent, comment assurer la bonne conformité d’un document PDF à travers la numérisation d’un original papier et son archivage numérique ?

Comment sécuriser l’archivage numérique de vos documents ?

La norme AFNOR Z42-013, publiée en 1999 et remaniée en 2001, a été créée pour définir un cadre dans l’archivage numérique. Il faut savoir que cette norme n’est pas obligatoire mais est devenue, depuis toutes ces années, une référence en la matière ! Elle offre la possibilité de mettre en place des actions techniques et organisationnelles, afin de conserver et de garantir l’intégrité de vos documents digitaux via des solutions de numérisation telles que les GED (Gestion Électronique des Documents).

Voici les points importants à mettre en place pour l’archivage de vos documents numériques selon la norme AFNOR :

• Fidélité : copie conforme à un original papier
• Non-altération : fichier sécurisé ne pouvant être modifié
• Traçabilité : suivi du cycle de vie du document

Comment scanner et archiver vos documents ?

Les solutions Xerox de numérisation et d’archivage sécurisé

En partenariat avec la société Securetech experte en sécurité informatique, nous avons développé une application dédiée aux périphériques d’impression multifonction Xerox : l’application ScanLegal.

Avec ScanLegal vous pouvez désormais gérer une copie fiable certifiée conforme, que vous archivez directement de manière sécurisée sur un serveur crypté permettant de tracer le document tout au long de sa vie. La moindre modification ou mise à jour du document sera enregistrée et son auteur identifié. 

Pour en savoir plus sur la valeur probante ou probatoire nous vous invitons à consulter l’article : Différences entre valeur probante et probatoire ainsi que leurs enjeux.