Notre récent sondage international, The State of Document Management, montre que les PME sont en tête en ce qui concerne les services de gestion déléguée des impressions. Beaucoup ont déjà mis en place un contrat MPS, ou prévoient de le faire l’année prochaine.
Mais lorsque nous avons effectué des interviews de suivi pour approfondir les statistiques, nous avons très vite réalisé que le terme « MPS » ne signifie pas la même chose pour tout le monde.
Alors, définissons ces termes.
Pour certains, il s’agit d’une offre de base qui implique la maintenance du matériel, le réapprovisionnement des consommables et le support. Il s’agit donc d’une approche réactive permettant de gérer les besoins quotidiens d’un environnement d’impression.
Toutefois la réduction des coûts a ses limites, de sorte que bon nombre des PME les plus brillantes avec lesquelles nous avons échangé, cherchent à faire passer les choses à l’étape suivante.
En effet, ces entreprises veulent aller au-delà de la question des coûts et considèrent ces services comme une opportunité d’exploiter les nouvelles technologies pour générer de la valeur. C’est pourquoi elles comptent de plus en plus sur leur partenaire MPS pour leur montrer la marche à suivre.
La première étape du passage de réactif à proactif consiste à évaluer l’état actuel de l’environnement d’impression. Ces audits permettent d’identifier rapidement les économies de coûts ainsi que les améliorations qui peuvent être apportées.
On constate que, bien souvent, les entreprises ne savent pas combien d’imprimantes elles possèdent, où se trouvent-elles, ni qui les utilise. Elles peuvent également être installées au mauvais endroit par rapport aux postes de travail qu’elles desservent, être sur-utilisées ou à l’inverse être sous-utilisées.
Par ailleurs, les salariés peuvent imprimer en couleur alors qu’ils n’en ont pas besoin la plupart du temps. Les tâches complexes peuvent prendre beaucoup de temps à configurer, ce qui entraîne des retards inutiles et une baisse de la productivité.
Autre exemple, un consommable manquant peut également engendrer des retards et de la frustration, incitant à la sur-commande, avec des coûts en hausse et un problème croissant de stockage.
Ainsi, une évaluation complète de l’impression par un partenaire MPS soulignera les points qui posent problème et permettra de réduire significativement les coûts, mais aussi d’améliorer l’efficacité.
Mais ce n’est que le début.
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