Fondée à Meylan en 1991 et à Lyon en 2004, nos entités A2A et Axilis sont des acteurs majeurs des systèmes d’impression sur tout le département de l’Isère et du Rhône. Notre solution consiste en une application de gestion de documents qui libérera le temps de vos employés et leur permettra de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, telle que la gestion de la relation client.
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Optez pour une application 100% française pour votre gestion électronique de documents (GED) et profitez de nombreux avantages pour votre entreprise.
Contrairement à de nombreux logiciels qui cherchent à collecter vos données, notre solution ne modifie pas le format de vos fichiers, ce qui vous permet de conserver la propriété de vos documents en toute circonstance et de les récupérer intégralement à tout moment. Vous n’êtes pas captif !
Découvrez les avantages les plus significatifs de notre application de GED :
Proximité de nos équipes :
Nos experts en gestion de documents sont localisés à Meylan, Lyon, et Villefontaine, ce qui permet une proximité géographique avec nos clients. Nous avons déjà aidé de nombreux indépendants et grandes entreprises à mettre en place des applications de GED pour leur permettre de gagner du temps et de l’argent rapidement. Il est crucial d’avoir accès à un expert proche de chez vous, afin de garantir une intervention rapide et réactive dans toutes les situations. En effet, la réussite d’un projet GED dépend non seulement de la technique et de la technologie, mais également de la qualité de l’accompagnement au changement des utilisateurs pour obtenir une adhésion maximale.
Réduction des coûts :
Notre application GED permet également de réduire les coûts liés à l’impression, la distribution et le stockage des documents papier, ainsi que les coûts liés au traitement manuel des documents.
La GED optimisée pour la facturation électronique :
Dès le 1er juillet 2024, la facturation électronique sera obligatoire entre grandes entreprises de plus de 5000 salariés, tandis qu’elle est déjà en vigueur pour les entreprises facturant l’administration publique. À partir de cette même date, elle sera également obligatoire pour toutes les entreprises, sans exception, en mode « réception ». Cette obligation sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) de 250 à 5000 salariés à partir du 1er janvier 2025, puis aux PME de 10 à 50 salariés et aux TPE de moins de 10 salariés à partir de la même date.
Pour aider les entreprises à se conformer à cette obligation, notre application est interfacée avec tous les logiciels de comptabilité et les plateformes légales de dépôt des factures. Cela permet de récupérer automatiquement les factures émises par les fournisseurs et de les comptabiliser automatiquement.
Amélioration de la productivité :
Notre application de GED améliore la productivité en facilitant l’accès aux documents et en réduisant le temps de traitement des demandes et des dossiers, tout en offrant la possibilité d’envoyer facilement des documents, qu’ils soient numériques ou imprimés.
Sécurité et protection des données :
La GED que nous offrons permet de contrôler efficacement l’accès aux documents grâce à des autorisations et des droits. Elle est hébergée sur des serveurs redondants situés en France, limitant ainsi les risques de perte, de vol et de destruction des documents papier. Notre application garantit le plus haut niveau de sécurité disponible, y compris pour les données de santé. Elle permet également l’archivage légal des documents, l’horodatage automatique de leur arrivée, la surveillance des téléchargements, la certification des documents et l’ajout de notes et de tampons virtuels, comme sur un document papier. Enfin, une fonction RGPD essentielle permet de supprimer définitivement des documents tout en conservant une preuve de destruction RGPD, répondant ainsi aux exigences de la réglementation en vigueur.
Gestion des ressources humaines :
Notre solution de GED permet de déposer facilement les fiches de paie de vos salariés dans leur propre coffre-fort numérique, accessible même après leur départ de l’entreprise. Elle permet également de gérer les échéances, les visites médicales, les formations, les fins de contrats et de signer les contrats de travail en mode numérique, sans impression.
Impact environnemental :
La GED contribue à la réduction de l’utilisation de papier, limitant ainsi l’impact environnemental de l’entreprise.
Accessibilité :
Grâce à la GED, les documents sont accessibles à tout moment, depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet et des droits d’accès requis. Une simple recherche par mot-clé permet de trouver rapidement le document souhaité, parmi des centaines de milliers de fichiers.
Optimisation de l’espace de stockage :
La gestion électronique des documents permet de libérer de l’espace de stockage physique, une solution avantageuse pour les entreprises ayant des locaux restreints, où chaque mètre carré compte.
En choisissant notre solution de GED, A2A et Axilis vous offre de nombreux autres avantages, économiques, écologiques et en termes de productivité. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une démonstration ou des précisions.
