Quand l’heure est venue de chercher une nouvelle imprimante ou un multifonction, les signes sont souvent clairs : impression au ralenti, bourrages papier fréquents ou absence de connectivité réseau sont autant d’indices qu’il est temps de mettre votre imprimante à la retraite et d’investir dans un nouvel appareil. Parfois, le diagnostic est moins évident :

• Pour utiliser votre imprimante, vos visiteurs doivent donner à l’employé de la réception une clé USB contenant les fichiers à imprimer
• Partager des documents papier numérisés implique de nombreuses étapes et l’utilisation combinée d’imprimantes, de scanners et d’applications mobiles
• En cas de ralentissement ou de bourrage papier, une seule personne du bureau sait quoi faire… et toutes les tâches sont mises entre parenthèses jusqu’à ce qu’elle opère sa magie

Croyez-le ou non, les imprimantes actuelles intègrent des technologies qui permettent de régler des problèmes plus sérieux que ce qu’on pourrait imaginer. 78 % des PME auront complètement adopté le Cloud computing d’ici 2020, et votre imprimante multifonction peut intégrer ces nouveaux flux d’informations numériques aux processus papier traditionnels. Vous bénéficierez ainsi de la flexibilité nécessaire pour continuer à opérer sans être freiné par des technologies obsolètes. L’utilisation d’appareils trop anciens ne fait que compliquer vos opérations, alors même que votre entreprise adopte de nouvelles façons de travailler.

« Aujourd’hui, chaque fois que votre infrastructure informatique n’est pas en mesure d’intégrer rapidement un nouveau processus qui pourrait vous donner un avantage concurrentiel, vous payez le prix de votre manque d’agilité. J’appelle ça la taxe d’agilité. »
Robin Johnson
Ancien directeur des services d’information chez Dell

Prêt à changer d’imprimante ? Ces 7 innovations garantissent la continuité de vos workflows :

1. Compatibilité mobile – Offrez à vos utilisateurs les outils pour se connecter et imprimer plus facilement depuis tous leurs appareils, partout et à tout moment. Les dernières solutions d’impression mobile permettent d’imprimer facilement sur une imprimante de n’importe quelle marque, depuis n’importe quel appareil mobile. Que vous soyez en déplacement, en voyage ou dans une autre partie du bâtiment, rien ne vous empêche d’accomplir vos tâches. Choisissez une solution aussi simple que d’envoyer un e-mail. L’impression mobile ne sera plus un casse-tête ni une source de stress grâce à ces solutions flexibles, simples, pratiques et sécurisées.

2. Compatibilité Cloud – Optez pour des imprimantes multifonction qui vous permettent de numériser et d’imprimer vos documents depuis des services comme Microsoft Office 365, Dropbox et Google Drive. Alignez vos workflows sur les services que vous utilisez déjà, et vos employés auront moins besoin de télécharger et d’imprimer depuis leur ordinateur. Numérisez et créez des documents au format PDF avec recherche texte grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour que les informations ne restent plus prisonnières d’un document papier ou d’une capture d’image.

3. Services de traduction – Voici une innovation à classer dans la catégorie « Mon imprimante peut vraiment faire ça ? » : votre MFP Xerox peut vous fournir rapidement, facilement et de manière sécurisée des traductions en 38 langues – partout et à tout moment. La solution Xerox® Easy Translator Service utilise la reconnaissance optique de caractères, une technologie de pointe qui vous permet de soumettre des données dans des formats non-modifiables sans toucher à la mise en forme de vos documents originaux. Isn’t it wonderful ?

4. Impression prioritaire – On a tous connu ça : votre document refuse de s’imprimer, pourtant votre appareil ne montre aucun signe de bourrage papier. Le coupable est peut-être une impression lancée avant la vôtre et qui bloque la file d’attente pour une raison ou une autre – erreur de formatage ou type de papier non disponible. Optez pour une imprimante capable de mettre de côté les impressions qui posent problème et de continuer à imprimer les autres documents en attente. Les dernières versions de cette technologie remplacent automatiquement le type de papier non disponible par le papier le plus proche en taille, et adaptent l’échelle du document.

5. Automatisation et personnalisation – Votre smartphone n’est pas si smart s’il ne contient que des applis standard qui vous permettent uniquement de téléphoner, d’échanger des SMS et d’envoyer des e-mails. Les imprimantes multifonction s’accompagnent d’applications personnalisables pour simplifier la gestion de vos documents. Vous avez besoin d’une touche sur le panneau avant de votre imprimante pour automatiser les notes de frais ? Il y a une application pour ça. Vous voulez ajouter le numéro à appeler pour commander des toners sur l’écran de l’appareil ? C’est possible aussi. La personnalisation peut dynamiser vos workflows documentaires et vous offrir un gain de temps considérable.

6. La couleur à la demande – L’impression couleur coûte plus cher que l’impression noir et blanc, mais elle peut tout changer – en particulier pour les documents clients à haute valeur, qui favorisent la croissance de votre entreprise, ou pour communiquer des concepts marquants. Avec les imprimantes multifonction Xerox équipées de la technologie ConnectKey, vous pouvez contrôler l’utilisation des impressions couleurs – selon un besoin ponctuel, une personne spécifique ou un certain type de documents.

7. Administration à distance et assistance – En moyenne, 40 à 60 % des appels reçus par les hotlines concernent des problèmes d’impression. Vous pouvez limiter la charge que cela représente pour votre service informatique en choisissant une imprimante avec outils d’assistance intégrés. Optez pour des appareils qui intègrent des tutoriels vidéo et une fonction d’assistance par recherche directement sur l’écran. Quand une intervention de support s’avère nécessaire, les imprimantes Xerox ConnectKey vous permettent de vous connecter à distance au panneau avant de l’appareil et de faire des modifications sans vous lever de votre siège.

Et ensuite ?
Avoir l’agilité nécessaire pour continuer à développer votre activité, c’est important. Mais ça ne devrait pas être compliqué. Découvrez comment les solutions d’impression Xerox aident les petites et moyennes entreprises à travailler plus efficacement.