Réduction des coûts

La gestion des documents représente encore un coût de 3 à 5%du chiffre d’affaire d’une entreprise. C’est pourquoi la transformation numérique des entreprises leur permettra d’adopter des outils générant des économies importantes.
A2A vous aide à mettre en place :

• Une meilleure gestion des éditions grâce à une politique d’impression à l’intention des utilisateurs
• Une politique d’impression contrôlée par des comités de pilotage réguliers proposés à la direction de l’entreprise
• La rationalisation et l’infogérance des parcs d’impression toute marque
• La mise en place de solutions à forte valeur ajoutée pour automatiser les processus internes et réduire les impressions

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Développement durable – Bonnes pratiques de l’impression

La mise en place et le respect d’une politique d’impression dans l’entreprise permet aux utilisateurs de s’inscrire dans une démarche responsable vise à vis de l’environnement. A2A dispose de méthode d’accompagnement et d’outils visant à faciliter l’adhésion des utilisateurs à ces principes. L’accompagnement au changement proposé par nos équipes permet à l’entreprise d’obtenir un retour rapide sur investissement tout en préconisant une utilisation responsable des équipements d’impression. On constate encore jusqu’à 20% d’impression orpheline dans les entreprises… Cela doit changer !
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Gouvernance, Sécurité et authentification

Gouvernance : La politique d’impression mise en place dans et par l’entreprise est un message fort envoyé aux collaborateurs par la direction. Elle marque une détermination de la direction à optimiser l’utilisation des ressources qu’elle met à disposition. La direction fixe la ligne de conduite à tenir et la fait évoluer en fonction de la maturité de ses collaborateurs. Pour assurer une meilleure gouvernance, elle dispose de toutes les données disponibles soit par un portail mis à disposition par Xerox, soit par des comités de pilotage préparés par l’équipe A2A et personnalisés pour l’entreprise. Grâce à ces outils, l’entreprise évoluera dans son organisation et ses bonnes pratiques tout au long de son partenariat avec A2A.
Sécurité et Authentification : Pour accompagner la mise en place de cette politique d’impression, les systèmes d’authentification par badge, code, etc. sont des outils indispensables. L’authentification de l’utilisateur sur un équipement lui permet de charger immédiatement son profil sur l’interface de commande : il est reconnu, il fait partie intégrante de la politique de l’entreprise. Son utilisation de l’équipement alimente un reporting dont la direction de l’entreprise à connaissance par le biais de comités de pilotage. Les éventuels correctifs, améliorations, gestion des droits peuvent être implémentés très rapidement grâce à la transmission de ces informations stratégiques. Dans le cadre des nouvelles réglementations (notamment RGPD), de la nécessaire sécurisation des flux de documents et de la traçabilité imposée, l’authentification par badge devient un outil désormais incontournable.

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Statistiques et comités de pilotage

À fréquence régulière décidée avec la direction, les équipes A2A proposent des comités de pilotage. Ils permettent la transmission d’information stratégiques concernant la gestion du parc d’impression de l’entreprise et la maintenance proactive réalisée grâce aux services d’infogérance. La direction dispose de toutes les statistiques lui permettant d’apprécier la qualité de service de son prestataire :

• Nombre de tickets générés sur une période
• Respect du contrat de service lors des interventions techniques
• Top 10 des imprimantes les plus / moins utilisées, approvisionnement et acheminement des consommables jusqu’au service demandeur
• Respect des objectifs d’économies budgétaires

Ainsi que les propositions du prestataire visant améliorer la qualité de service et de satisfaction des utilisateurs :  Cette satisfaction est régulièrement mesurée par le biais de questionnaires en ligne proposés aux utilisateurs avec le concours de la direction.